QU'EST-CE QUE LA GESTION DE PROJET ?
Dance cette partie
- L’essentiel de la gestion de projet en dix points
- Les éléments clés à ne manquer dans votre gestion de projet
Qu’est-ce que la gestion de projet, à quoi sert-elle, qu’implique-t-elle, comment se décompose-t-elle ? Quels sont les éléments clés à savoir pour mener à bien n’importe quel projet ? Vous trouverez résumés dans ce chapitre les essentiels à retenir de la gestion de projet, en dix points.
Une entreprise temporaire : un projet est une entreprise temporaire mise en œuvre afin de générer un produit, service ou résultat unique.
Les trois éléments incontournables : tout projet comporte un objectif spécifique, un calendrier et des ressources.
Le tronc commun de tous les projets… tous les projets sont différents : de taille variable, seul ou à plusieurs, entente officieuse ou contrat officiel, personnel ou professionnel, le projet peut revêtir toutes ces caractéristiques.
L’intérêt de la gestion de projet : la gestion de projet regroupe un ensemble de techniques qui permettent de ne pas commettre des erreurs, de bien s’organiser, de structurer ses activités et de réduire les incertitudes.
Les trois phases d’un projet : tout projet comporte trois phases : le démarrage et la préparation, l’exécution et la clôture.
La phase de démarrage et préparation : la phase de démarrage et préparation est constituée de trois processus de gestion : initialisation, planification et préparation de l’exécution.
La phase d’exécution : La phase d’exécution est constituée de deux processus : exécution des travaux, surveillance et contrôle.
La phase de clôture: la phase de clôture est constituée du processus de clôture.
Le respect des phases d’un projet : le respect de chaque phase est garant de la réussite du projet, aucune n’est inutile, toutes sont fondamentales et complémentaires.
Les qualités d’un chef de projet: le chef de projet doit faire preuve de nombreuses qualités, et notamment : rester orienté vers l’objectif du projet, encourager la qualité du travail et les performances de chacun et de l’équipe et enfin gérer rapidement les problèmes avant qu’ils ne prennent trop d’ampleur.
LES DIX INCONTOURNABLES EN PHASE DE DÉMARRAGE ET PRÉPARATION DU PROJET
Dans cette partie:
- L’importance de la première étape de la gestion de projet
- Les points forts de la phase de démarrage et préparation
Vous démarrez un projet ? La première étape est la phase de démarrage et de préparation, qu’il ne faut en aucun cas négliger. En quoi cette phase est-elle importante dans tout projet, quels processus inclut-elle ? Prévisions, réalisation d’un organigramme technique de projet et d’un diagramme réseau, estimations des besoins en ressources humaines, estimations budgétaires… ce chapitre recense toutes les étapes incontournables de la phase de démarrage et préparation.
La phase de démarrage et préparation est trop souvent ignorée : la phase de démarrage et préparation est ignorée dans 70 % des cas ! Cette erreur de précipitation explique en grande partie les échecs de projets actuels.
Planifiez scrupuleusement dès le début du projet ! : une planification détaillée dès le début évitera bon nombre de surprises par la suite. Définissez dans un cahier des charges : objectifs, description des produits, critères d’acceptation par le client, contraintes et hypothèses.
C’est le moment d’être visionnaire ! : apprenez à être visionnaire et à définir l’objectif de votre projet avec précision, il devra être Spécifique, Mesurable, Agressif, Réaliste et délimité dans le Temps (SMART).
Structurez votre projet avec l’OTP : développez un plan d’action en subdivisant les travaux en livrables à l’aide d’une hiérarchie logique et structurée : l’organigramme technique de projet vous permettra de déterminer les principaux livrables, de les détailler en composants, puis en sous-composants.
Le diagramme réseau : développez un diagramme réseau en déterminant pour chaque activité leur séquence et leur durée, ainsi que les liaisons entre les tâches. Le ou les chemins critiques de votre projet vont se révéler. Le calendrier du projet comporte les dates intermédiaires et finales du projet.
Définissez vos besoins en ressources humaines : définissez vos besoins en ressources humaines et non humaines, puis estimez, planifiez et, enfin, lissez la charge de travail en fonction du calendrier obtenu précédemment.
Faites des estimations réalistes ! : de la disponibilité d’une ressource, déduisez son efficacité, puis sa productivité, vous ferez des estimations réalistes !
C’est le moment de penser au budget de votre projet ! : établir le budget de votre projet consiste à fournir une estimation approximative, détaillée puis une version finale approuvée. Le budget de votre projet contient des frais généraux, des frais de gestion, les coûts de main-d’oeuvre, les matériaux, les déplacements.
Faites-vous des alliés : si vous évoluez en matriciel, votre priorité sera de faire de vos membres d’équipe, des directeurs fonctionnels et de la direction vos alliés ! Trouvez-vous aussi un parrain, et apprenez à connaître vos commanditaires et contributeurs en les listant et en analysant bien leurs besoins.
Identifiez et évaluez les risques: plus votre projet sera long, plus la réalisation de son objectif sera mise en péril. Identifiez ces risques, la probabilité qu’ils se concrétisent, les conséquences qu’ils pourraient engendrer et préparez un plan de gestion, vous serez ainsi prêt à affronter une grande partie des inconnues !
LES DIX INCONTOURNABLES EN PHASE D'EXÉCUTION DU PROJET
Dans cette partie:
- Deuxième phase de la gestion de projet : réalisation, surveillance et contrôle
- Les points forts de la phase d’exécution
Garder le cap décidé en phase de démarrage, contrôler les étapes et les risques, résoudre les problèmes, enregistrer les modifications nécessaires, informer les membres de son équipe… ce chapitre recense les devoirs du chef de projet et les étapes incontournables de la phase d’exécution.
Soyez déterminé: en phase d’exécution, gardez toujours à l’esprit l’objectif initial de votre projet.
Restez focalisé sur la priorité du projet: dans chaque décision que vous prenez, vous devez être en accord avec la priorité du projet décidée en phase de démarrage.
Votre système d’information: vous avez créé un système d’information et vous mettez en oeuvre le processus de contrôle de votre choix en confirmant régulièrement le plan, en évaluant les performances, en mettant en place des mesures correctives et enfin, en informant votre équipe.
Offrez-vous de la visibilité !: le mot d’ordre en phase d’exécution est « visibilité » : donnez-vous les moyens de vous en offrir et d’en offrir aux autres : plus vous offrirez de visibilité sur des données, telles que le respect du calendrier du projet, la charge de travail effective, les dépenses du projet, meilleures seront votre gestion et vos décisions.
Soyez hyperréactif face aux problèmes: résolvez les problèmes dès qu’ils apparaissent, plus vous attendrez, pire sera la situation.
Utilisez un tableau de bord : les gens adorent !: vous avez établi un plan de communication clair et préparez régulièrement, dans l’idéal une fois par semaine, un rapport d’avancement du projet : utilisez un tableau de bord !
Communiquez clairement et consignez par écrit: minimiser les réunions en augmente leur productivité, tous vous en seront reconnaissants ! Sachez aussi que la communication peut être source de nombreuses confusions : émettez des messages clairs, factuels et concis et assurez-vous, en retour, que le message a bien été reçu… et consignez tout par écrit !
Suivez et contrôlez les risques de votre projet: Vous avez une liste précise des risques à gérer et avez établi une stratégie de gestion. Vous communiquez régulièrement sur leur existence et leur suivi. De même, vous restez attentif à tout changement de délais, de coût et de contenu du projet. Leur gestion permettra un contrôle des modifications et vous permettra de garder votre projet sur les rails.
LES DIX INCONTOURNABLES EN PHASE D'ÉVALUATION ET DE CLÔTURE
Dans cette partie :
- Troisième et dernière phase : comment bien clore un projet ?
- Les points forts de la phase de clôture
Trop souvent négligée, la phase de clôture est d’une importance capitale pour bien terminer le projet et capitaliser pour les suivants. Évaluer les résultats obtenus, obtenir l’approbation du client, aider les membres de l’équipe à passer aux missions suivantes, clôturer des comptes, réaliser une évaluation finale et apprendre de ses erreurs… ce chapitre recense toutes les étapes incontournables de la phase de clôture.
La phase de clôture est trop souvent ignorée : sachez que 90 % des projets ignorent la phase de clôture. La raison est simple : les équipes sont assignées à une autre mission et préfèrent laisser tomber les dernières activités de leur projet qui sont insignifiantes à leurs yeux.
L’évaluation post-projet a de nombreux atouts : une évaluation post-projet ou « post mortem », permet d’aborder:
- les réussites du projet et les performances des membres de l’équipe,
- les techniques et approches ayant fonctionné et, enfin,
- de prendre les mesures nécessaires pour qu’elles soient réutilisées à l’avenir.
Les moments clés de l’évaluation post-projet: pendant la réunion post-projet,
- vous faites le bilan de l’expérience acquise grâce au projet,
- vous mettez publiquement en avant la réussite des gens,
- vous assurez les participants de la reprise des pratiques d’excellence lors de futurs projets,
- vous prévoyez d’éviter dans les futurs projets les problèmes rencontrés lors de celui-ci.
L’évaluation post-projet se prépare en phase de démarrage : une évaluation postprojet se prépare à l’avance. En phase de démarrage,
- vous consignez par écrit les bénéfices attendus par les commanditaires,
- vous effectuez un relevé préalable de l’existant,
- vous décrivez clairement les objectifs du projet,
- vous conserver bien votre OTP et, enfin,
- vous incluez vos activités de préparation à l’évaluation post-projet à la fin de chaque phase ainsi qu’à la fin du projet.
L’évaluation post-projet se prépare en phase d’exécution : en phase d’exécution, (1) vous rappelez régulièrement à votre équipe qu’une évaluation post-projet aura lieu et à quel moment et (2) les encourager à consigner par écrit les succès et problèmes rencontrés pendant toute la durée du projet. À la fin de chaque phase, (3) vous réalisez des rapports de clôture de phase sur le respect des coûts, des délais et de contenu du projet.
L’évaluation post-projet se concrétise en phase de clôture: en phase de clôture, vous
- trouvez des preuves de réalisation de l’objectif,
- rassemblez les rapports finaux de vos équipes sur les succès, problèmes ainsi que vos relevés sur les coûts, délais et contenu du projet et, enfin,
- sondez les parties prenantes pour savoir si elles estiment que le projet a répondu à leurs attentes.
La phase de clôture a elle aussi ses objectifs propres : le fait que vous considériez la phase de clôture comme importante est crucial : encouragez les membres de votre équipe à la voir comme une mission à part entière, dotée de ses propres objectifs.
Pensez à la clôture des contrats: pensez à clôturer les contrats des membres de votre équipe.
Sachez offrir une transition en douceur à votre équipe : aidez les membres de votre équipe à terminer leur mission et à se focaliser sur les autres étapes, en
- consignant par écrit les contributions des membres de votre équipe,
- les aidant à trouver une autre mission,
- annonçant à l’entreprise que le projet est terminé.
Offrez-leur un bouquet final: soyez créatif pour la fin de votre projet : pensez à afficher dans l’entreprise une petite présentation retraçant le parcours et l’évolution du projet par des photos clés, tous garderont ainsi un excellent souvenir de sa réalisation et l’esprit d’équipe n’en sera que renforcé.
Le chef de projet est avant tout un leader: en tant que chef de projet, vous allez devoir développer des compétences de leader afin de mener votre équipe à la réussite : si vous n’êtes pas né avec ce don, vous allez devoir suivre ce vieux dicton que l’un de nous voyait tous les jours dans l’enceinte de sa formation en gestion de projet : « Sois motivé, pose des questions et apprends » !
Préparez votre évaluation post-projet : analyser les erreurs à la fin de chaque phase du projet permet de préparer pas à pas l’évaluation post-projet.
Pour aller plus loin:
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